Klachtenregeling
We Care streeft naar hoogwaardige zorg en begeleiding. Wij vinden het belangrijk dat iedere cliënt zich gehoord en serieus genomen voelt. Ondanks onze inzet kan het voorkomen dat een cliënt niet tevreden is over een dienst, een consult of een onderdeel van het traject. In deze klachtenregeling leggen wij uit hoe een klacht kan worden ingediend en hoe wij deze behandelen.
1. Wat verstaan wij onder een klacht
Een klacht is iedere uiting van onvrede over de dienstverlening van We Care. Dit kan betrekking hebben op
Bejegening door medewerkers
Medische begeleiding of uitleg
Communicatie of bereikbaarheid
Administratie of planning
Inhoud van afspraken of de wijze waarop deze zijn uitgevoerd
2. Hoe kan een klacht worden ingediend
Een klacht kan op de volgende manieren worden doorgegeven
Via het contactformulier op de website
Per e mail
Per brief aan het adres van We Care
Mondeling tijdens een afspraak
Wij adviseren om de klacht zo duidelijk mogelijk te omschrijven met vermelding van naam, contactgegevens en de datum of situatie waarop de klacht betrekking heeft.
3. Ontvangstbevestiging en beoordeling
Na ontvangst van de klacht sturen wij een bevestiging per e mail. We Care beoordeelt de klacht zorgvuldig en vertrouwelijk. Indien nodig nemen wij contact op om aanvullende informatie op te vragen. Alle klachten worden binnen een redelijke termijn beoordeeld.
4. Afhandeling van de klacht
We Care streeft ernaar om klachten binnen tien werkdagen te behandelen en een reactie te geven. Wanneer de beoordeling meer tijd nodig heeft laten wij dit weten. Wij doen ons best om tot een passende oplossing te komen en verbeterpunten te signaleren voor onze dienstverlening.
5. Interne registratie en evaluatie
Alle klachten worden intern geregistreerd. Wij gebruiken deze informatie om processen te verbeteren en om herhaling van klachten te voorkomen. De gegevens worden vertrouwelijk behandeld.
6. Externe klachtenbehandeling
Wanneer een cliënt niet tevreden is over de afhandeling van de klacht door We Care kan de cliënt zich wenden tot een erkende externe klachtenfunctionaris of geschilleninstantie zoals voorgeschreven in de geldende wetgeving binnen de zorgsector. Informatie hierover kan op verzoek worden verstrekt.
7. Vertrouwelijkheid en privacy
We Care behandelt alle klachten en bijbehorende gegevens strikt vertrouwelijk. Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het beoordelen en afhandelen van de klacht en worden verwerkt volgens de privacywetgeving.
8. Kosten
De behandeling van een klacht is kosteloos voor de cliënt.
9. Verbetering van onze kwaliteit
We Care ziet iedere klacht als een kans om onze zorg en begeleiding verder te verbeteren. Wij waarderen het wanneer cliënten hun ervaringen delen zodat wij continu kunnen blijven ontwikkelen.
